E-Rechnung mit VCS
So funktioniert’s Schritt für Schritt

Erste Schritte: Grundeinstellungen setzen

Bevor Sie loslegen, müssen einige Angaben in der Mandantenverwaltung hinterlegt sein: 

• Gehen Sie zu: Menü → Mandanten → Mandantenverwaltung
• Wählen Sie den Mandanten und klicken Sie auf „Ändern“
• Tragen Sie folgende Daten ein:
• Postleitzahl, Ort, Land
• Umsatzsteuer-ID
• Geschäftsführer
• Im Reiter Adresse: Name, Telefon geschäftlich, E-Mail-Adresse
• Bankverbindung nicht vergessen!
• Speichern nicht vergessen! 
  
  

🧾 So erstellen Sie eine E-Rechnung 

• Öffnen Sie einen rechnungsbereiten Auftrag
• Klicken Sie auf „Druck und Versand“ → wählen Sie „E-Rechnung“
• Im Auswahldialog das gewünschte Format wählen (aktuell: XRechnung 3.0.2)
• Nach der Erstellung wird die E-Rechnung automatisch im Auftrag hinterlegt  
  
  

📧 E-Rechnung per E-Mail versenden 

• Nach dem Klick auf „OK“ öffnet sich der E-Mail-Dialog
• Wählen Sie den Empfänger
• Fügen Sie eine Nachricht hinzu oder wählen Sie einen Textbaustein
• Wichtig: E-Rechnung als Anhang aktivieren, sonst wird nur ein PDF verschickt
• Mit „Übernehmen“ erfolgt der Versand direkt oder über Ihren E-Mail-Client 
  
  

⬇️ Export für Upload-Portale 

• Rechte Maustaste auf die E-Rechnung (grüner Button)
• „Exportieren“ → als XML-Datei speichern
• Datei in das gewünschte Portal hochladen
  
  

ℹ️ Noch wichtig zu wissen: 

• Auftraggeberspezifische Daten können unter Adresse → E-Rechnung gepflegt werden
• Unsere FAQ-Seite zur E-Rechnung (https://help.ksredv.de/de_DE/produkte-vcs/e-rechnung-fragen-antworten) wird regelmäßig aktualisiert
• Keine E-Rechnungen für Sammelrechnungen möglich, da E-Rechnungen in ihrem aktuellen Format dies nicht vorsehen und nur für Einzelbelege definiert sind. 
  
  

🎥 Erklärvideo ansehen und loslegen 

Im Video zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die E-Rechnung in VCS aktivieren und versenden – einfach erklärt und sofort umsetzbar.